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Die häufigsten Textverarbeitungsfehler und ihre Vermeidung

Die heutigen Textverarbeitungsprogramme "denken mit". Wenn man z.B. die Seitenränder ändert, wird der Text automatisch neu umgebrochen und entsprechend den zugewiesenen Absatzformaten ausgerichtet. Damit das funktioniert, muß auch der Benutzer "mitdenken" und die entsprechenden Funktionen der Textverarbeitung verwenden.

Textverarbeitungsneulinge und langjährige Schreibmaschinenuser neigen dazu, Textausrichtung, Einzüge und Zeilenumbruch unter Umgehung der dafür vorgesehenen Programmfunktionen herzustellen. Auf den ersten Blick, scheint es, als ob das ebenso den gewünschten Effekt hätte. Doch jede nachträgliche Änderung der Seitenränder oder der Einzüge gerät dann zur Sisyphos-Arbeit, da Zeile für Zeile einzeln editert werden muß.

Im folgenden werden daher einige der häufigsten und schwerwiegendsten Fehler in der Bedienung von Textverarbeitungsprogrammen zusammengefaßt.

Für die Beispiele ist es notwendig, daß die Anzeige nicht-druckbarer Zeichen (in WinWord mit der Schaltfläche ) eingeschaltet ist.

• Zeilenumbruch
• Zentriert, Rechtsbündig
• Einzüge
• Tabellen
• Worttrennung
• Satzzeichen und Leerzeichen

Zeilenumbruch

Falsch: Zeilen "händisch" mit [Return] umbrechen:

Weil:

1. solcher Text nicht im Blocksatz ausgerichtet werden kann (ausprobieren!)
2. bei Änderung der Seitenränder, der Einzüge, der Zeichenformatierung oder des Textes (Einfügen oder Löschen von Text) die Textausrichtung zum Trümmerfeld wird

Richtig: den Zeilenumbruch der Textverarbeitung überlassen, [Return] nur am Ende des Absatzes drücken:

Zentriert, Rechtsbündig

Falsch: Zentrieren oder rechtsbündig ausrichten mit Leerzeichen oder Tabstops:

Weil: der Text nach Änderung der Seitenränder, der Einzüge, der Größe der Standard-Tabstops, der Zeichenformatierung oder des Textes nicht mehr in der Mitte bzw. am rechten Rand ist:

Richtig: das Absatzformat Zentriert bzw. Rechtsbündig zuweisen:

Einzüge

Falsch: Einzüge mit Leerzeichen herstellen:

Weil:

1. Leerzeichen zur vorhergehenden Zeile gezogen werden, man also die vorhergehende Zeile mit [Return] begrenzen muß (s. 1.)
2. die Größe des Einzugs von der verwendeten Schriftart und -größe abhängt:

Richtig: die entsprechende Funktion für Einzüge (WinWord: Format - Absatz...) verwenden oder die Einzugsmarken am Lineal ziehen:

Tabellen

Falsch: Tabellen durch Einfügen von Leerzeichen herstellen:

Weil:

1. bei nachträglicher Änderung der Spaltenposition jede Zeile einzeln geändert werden muß.
2. bei Änderung der Zeichenformatierung die Ausrichtung der Spaltenränder nicht mehr stimmt:

Richtig: Tabulatoren oder die Tabellenfunktion verwenden

Es gibt kaum einen Grund, mehrere Leerzeichen hintereinander zu setzen. Ebenso gibt es kaum einen Grund, eine Zeile mit Leerzeichen oder Tabstop zu beginnen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um eine Fehlbedienung.

Worttrennung

Falsch: Worttrennung durch Bindestrich erzwingen:

Weil: bei Änderung der Seitenränder, der Einzüge, der Zeichenformatierung oder des Textes plötzlich mitten im Wort ein Bindestrich steht:

Richtig: bedingten Trennstrich verwenden (WinWord: Strg + Bindestrich):

(Um den Unterschied zu sehen, schalte man in der Textverarbeitung die Anzeige nicht-druckbarer Zeichen aus und wieder ein.)

Satzzeichen und Leerzeichen

Falsch: Leerzeichen vor Satzzeichen oder schließender Klammer bzw. nach öffnender Klammer, kein Leerzeichen nach Satzzeichen:

Weil: bei Änderung der Seitenränder, der Einzüge, der Zeichenformatierung oder des Textes Zeilen mit Satzzeichen oder Klammern beginnen bzw. Wörter in der Mitte auseinandergerissen werden:

Richtig: Leerzeichen immer nach Satzzeichen; kein Leerzeichen nach öffnender Klammer; kein Leerzeichen vor schließender Klammer:

Dies gilt auch für das Schreiben mit Schreibmaschine!

Wer diese 6 Regeln beherzigt, wird vor allem bei nachträglichen Änderungen am Text damit belohnt, daß das Layout ohne weitere Nacharbeit (Einfügen oder Löschen von Absatzmarken, Leerzeichen, Tabstops usw.) "stimmt".

Grundsätzlich kann man sagen: wenn ein Textverarbeitungsprogramm für bestimmte Aufgaben spezielle Funktionen zur Verfügung stellt (Tabellenfunktion, Numerierung und Aufzählungen, Gliederung mit Formatvorlagen für Überschriften usw.), bedeutet es langfristig eine Arbeitserleichterung, diese Funktionen auch zu verwenden.

Es dauert zwar einige Zeit, bis man diese Funktionen alle so gut kennt, daß man sie auch sicher einsetzen kann. Der Aufwand, sie zu erlernen, lohnt sich aber meistens bald.

Autor: Michael Neuhold (E-Mail-Kontakt)
Erstellungsdatum: 15. Mai 1996
Letzte Aktualisierung: 10. Juni 2024